Situación   Funciones    Local e Instalaciones    Directorio Personal    Servicios    Normativa

El Archivo Provincial se encuentra localizado en el pasaje de la Avda. José María Alcaraz y Alenda, 1. El acceso al edificio se puede realizar tanto desde la calle Jose María Alcaraz y Alenda como desde la Avda. Tomás Romero de Castilla. En ambas calles existe una zona de aparcamientos que nos pueden servir de referencia a la hora de localizar la ubicación del Archivo.

Avda. José María Alcaraz y Alenda, 1 (pasaje)
06011 Badajoz

FUNCIONES PRINCIPALES

• Recoger, conservar, custodiar, describir -ordenar, clasificar e inventariar- la documentación.
• Informar a la propia institución y a los ciudadanos particulares e investigadores.
• Coordinar la red de archivos de oficina: análisis de la documentación, establecimiento de cuadros de clasificación, propuesta de expurgo, transferencias al Archivo de Diputación,...
• Asesorar, asistir técnicamente e informar a los Municipios.
• Colaborar en publicaciones, exposiciones, visitas culturales en grupo, cursos y tareas de formación, así como aquellas derivadas de la selección como Centro para la realización de las prácticas profesionales de los alumnos de la facultad de Biblioteconomía y Documentación de la UEX.

LOCAL E INSTALACIONES

• Ubicación: En planta baja de uno de los pabellones que formaron parte de los desaparecidos Hogares provinciales. Ocupa una superficie aproximada de 1000 m² , de los cuales 544 m² están ocupados por los depósitos.
• Instalaciones: recepción y sala de exposiciones temporales, sala de consulta o de investigadores con seis puestos, seis despachos (1 de dirección, 2 de administración y 3 de técnicos), sala de trabajo técnico destinada al Programa de Organización de Archivos Municipales de Extremadura (antigua sala de usos múltiples), muelle de descarga y sala de recepción de la documentación, cuatro depósitos documentales, almacén y servicios.
• Instalaciones de seguridad: sistema de detección y alarma contra incendio e intrusión y extintores manuales.
• Estanterías: Sistema “compacto” en los depósitos con un total de 6.311 m.l. instalados, de los cuales 1.923 m.l. están disponibles. Además contamos con 192 m.l. de estanterías de tipo tradicional en el muelle de descarga y zonas de trabajo, así como 84 m.l. en el almacén.
• Equipamiento informático: Instalación en red de 10 ordenadores en la zona de trabajo y 2 en la sala de consulta, 5impresoras y 1 escáner.
• Otro equipamiento: La zona de trabajo y la de atención al público están climatizadas. Cada depósito documental cuenta con un deshumificador. Además, el Archivo Provincial dispone de: 2 planeros, proyector y visor de diapositivas, pantalla de proyección y máquina fotográfica digital.
• Medios reprográficos: equipo completo de digitalización, 1 fotocopiadora-impresora, 5 impresoras y escáner.

DIRECTORIO-PERSONAL:

• Director-Jefe de Servicio: Fernando Rubio García.
• Jefe de Sección de Archivo General: Eduardo Sordo Osuna.
• Jefe de Sección de Asistencia Técnica a Archivos Municipales: Antonio García Carrasco
• Técnico Medio de Archivo General: Lucía Muñoz Capote.
• Técnico Medio de Biblioteca Auxiliar: Esther Párraga Gómez.
• 5 Diplomados en Biblioteconomía del Programa de Organización de Archivos Municipales de Extremadura: Soledad Amaro Pacheco, Isabel Domínguez Ordóñez, Eva Haut Ardila, Verónica Larios Suárez e Isabel Triguero Llera.
• 2 Diplomados en Biblioteconomía contratados en prácticas
• Jefe de Negociado: Mª del Pilar Ger Peñas y Antonia Gutiérrez de Tena Lillo.
• Ordenanzas: Manuela Márquez Barragán y Florentina Chacón Díez.

(Contratación de servicios externos de la vigilancia y limpieza).

SERVICIOS

• Información documental y bibliografía tanto a consultas de carácter interno por necesidades de gestión de la propia Institución, como externas de otras administraciones, investigadores y ciudadanos en general.
• Asistencia y asesoramiento técnico a Archivos Municipales.
• Depósito de Archivos Municipales.
• Difusión Pedagógica a través de exposiciones temporales y visitas guiadas a alumnos de Bachillerato y Universidad.
• Centro de formación y prácticas de los alumnos de la Facultad de Biblioteconomía y Documentación de la UEX.
• Colaboración en publicaciones y estudios de interés provincial.
• Sala de consulta o investigadores. Con seis puestos de lectura, está destinada a la consulta directa de la documentación y de los fondos bibliográficos, permite el acceso a distintas bases de dato informativas, a internet y a la lectura mediante CD´s de copias digitales de distintas series documentales de registros de actas y de la colección del BOP. Cuenta además con distintos instrumentos de descripción documental y de información bibliográfica: inventario de fondos documentales en ficheros tradicionales con más de 32.000 asientos, inventario de los Archivos municipales en depósito , relación de contenido del antiguo fondo de Beneficencia, catálogo de fotografías de la colección Fernando Garrorena, catálogo de fotografías de la provincia de la colección del pabellón extremeño en la Exposición Iberoamericana de Sevilla de 1929, catálogo impreso y en soporte digital de las monografías de la Biblioteca auxiliar, ...
• Reprografía: fotocopias, impresos, soportes informáticos, etc., de los documentos y bibliografía custodiados en el Archivo Provincial y compulsa de los mismos.

NORMATIVA DE CONSULTAS Y REPRODUCCIÓN DE FONDOS DOCUMENTALES Y BIBLIOGRÁFICOS

Normativa de Consultas

El acceso de los ciudadanos a los fondos documentales es libre, exceptuando las restricciones contenidas en la legislación vigente. Para hacer uso del derecho de acceso se cumplirá con las siguientes normas:

1. Está prohibido:
   • Disponer en la sala de carteras, carpetas, libros, documentos, sistemas de reproducción, etc., propios. Las pertenencias personales serán depositadas en las taquillas o roperos habilitados al efecto, no haciéndose responsable el Centro de las pérdidas o daños que puedan producirse de los objetos personales depositados. En las mesas de consulta el usuario sólo podrá disponer de lapiceros, hojas en blanco, cuadernos y, en su caso, ordenador personal.
   • Doblar, descoser, desordenar, calcar o escribir en los documentos o apoyar el papel sobre los mismos, o cualquier otra acción que pueda suponer un riesgo para su conservación y apariencia original, cuidando que los documentos no pierdan su ordenación.
   • Alterar el orden o silencio de la sala, no estando permitido: comer, beber, fumar y hacer uso del teléfono móvil.
2. El usuario se acreditará antes de acceder a la sala de consulta.
3. Los investigadores que vayan a hacer uso de los fondos del Archivo, una vez informado del contenido de los mismos y valorado el interés que para su investigación pueda tener su consulta, tendrán la obligación de cumplimentar una tarjeta de investigador y tenerla permanentemente actualizada. Igualmente, en el acto de la firma de la tarjeta, el investigador acepta la declaración que, en su momento, constará impresa: "Declaro conocer y aceptar las normas de consulta vigentes en el Archivo de la Diputación Provincial de Badajoz, y me comprometo a respetarlas y a no causar daño a los fondos y a sus instalaciones".
4. La consulta se solicitará previamente mediante el impreso modelo correspondiente que se encuentra disponible en la sala. También podrá ser solicitada a través de cualquier otro medio de comunicación (correo ordinario, e-mail, fax,..), siempre que se facilite la misma información requerida en el impreso. En él se hará constar los siguientes datos: nombre del solicitante, finalidad o tema de investigación, documentación, publicación o cualquier instrumento de información solicitado señalando el año y su signatura, fecha de la consulta y, en su caso, firma del solicitante.
5. No podrá consultarse al mismo tiempo más de una unidad de descripción o de instalación (libro, caja, legajo, etc.) y no será atendida una nueva solicitud sin hacer entrega de la anterior.
6. Es obligatorio cumplimentar una petición individualizada por cada unidad de descripción o instalación solicitada.
7. No podrá consultarse al mismo tiempo por varios peticionarios una misma unidad de descripción o instalación.
8. No podrá realizarse peticiones de consulta de tipo genérica.
9. El Centro podrá denegar la consulta directa de los documentos atendiendo a su estado de conservación, en cuyo caso facilitará, en la medida de lo posible, el acceso a reproducciones o a la información que el usuario requiera.
10. En caso de contarse con documentos, libros u obras reproducidos en soporte digital u otro, y siempre que los medios disponibles lo permitan, se evitará la consulta directa de los originales.
11. Los documentos consultados no podrán salir de la sala y serán devueltos antes de que el usuario la abandone.
12. Para la entrada y uso de ordenadores portátiles propios se requerirá autorización expresa del Archivero. En cualquier caso dicha autorización no se extenderá a la posibilidad de uso de sistemas de lectura, grabación o reproducción propios.
13. El autor de cualquier tipo de publicación para la cual ha sido necesario consultar o reproducir los documentos del Archivo tiene la obligación de entregar un ejemplar a su Biblioteca Auxiliar. De igual manera, y con carácter general, todo investigador que vea publicada alguna obra en la que haya utilizado como fuentes dichos fondos aunque no aparezcan reproducidos, estará obligado a citar su procedencia.
14. Los inventarios y otros instrumentos de descripción no podrán ser publicados por los usuarios ni total ni parcialmente.
15. Las consultas a Internet tendrán una limitación de una hora diaria.
16. Media hora antes del cierre de la sala de consulta al público no se atenderán nuevas peticiones.
17. En caso de dudas, o por necesidades de información, el usuario podrá solicitar la presencia de personal auxiliar o técnico del Archivo en la sala de consulta.
18. El incumplimiento de las normas de consulta puede acarrear la pérdida de la condición de usuario del Archivo, independientemente de las sanciones que, en su caso, puedan derivarse del mismo.

Normativa de Reproducción

• El servicio de reproducción se solicitará previamente. También podrá ser solicitado a través de cualquier otro medio de comunicación (correo ordinario, e-mail, fax,..), siempre que se facilite la misma información requerida. Se hará constar los siguientes datos: nombre del solicitante, dirección completa, finalidad de la solicitud de reproducción, modo de entrega de la reproducción, documentación (nombre, fondo, fecha, folios o páginas y signatura) o publicación (autor, título, nombre de la publicación seriada en su caso, fecha de edición, páginas y signatura) solicitada, fecha de la solicitud y, en su caso, firma del solicitante.
• Las reproducciones se harán, siempre que los medios técnicos disponibles lo permitan, en un plazo no superior a una semana.
• Las reproducciones, duplicados o copias estarán sujetos a la legislación sobre Propiedad Intelectual y demás normativa vigente, debiéndose acreditar por el solicitante, en su caso, la cesión de los correspondientes derechos ("La reproducción de obras que no pertenecen al dominio público, es decir, sujetas a derechos de propiedad intelectual, sólo será posible cuando se realice sin ánimo de lucro y exclusivamente para fines de investigación" -art. 37.1 del RDL 1/1996-)
• La reproducción de registros legibles por ordenador se realizará únicamente respecto de los registros contenidos en las bases de datos que sean propiedad de la Diputación Provincial de Badajoz y de sus organismos autónomos.
• Las restricciones y limitaciones para la reproducción de fondos bibliográficos y documentales vendrán motivadas por razones tales como: el respeto a la legislación vigente ­Ley de Propiedad Intelectual­ y las necesarias medidas encaminadas a asegurar la adecuada conservación y buen uso de los fondos.
• En ningún caso serán reproducidos mediañte manipulación mecánica y por medio de sistemas con efectos negativos tales como la luz intensa, calor, etc. (fotocopia, escáner...), documentos u obras en mal estado de conservación o que corran peligro de estarlo.
• Los materiales de características especiales por razones de formato, tamaño, peso, estado de conservación y encuadernación, etc., no se reproducirán directamente del original a no ser por medios fotográficos.
• No serán atendidas peticiones de reproducción: genéricas, colecciones o unidades de instalación completas, ...
• En caso de contarse con documentos, libros u obras reproducidos en soporte digital u otro no se reproducirán los originales.
• Los libros, folletos y revistas posteriores a 1957, y siempre que su estado de conservación lo permita, podrán ser reproducidos hasta un máximo de 50 fotocopias por volumen y siempre que éstas no superen un tercio del total del mismo. El mismo criterio se seguirá para ediciones anteriores a esta fecha, y en obras posteriores a la misma que estén agotadas, siempre que su estado de conservación lo permita. En caso contrario las reproducciones se facilitarán exclusivamente por medios fotográficos.
• Queda prohibida la reproducción por medios propios del solicitante (escáner, fotografía, sistemas informáticos, etc), sin autorización expresa y previa del Presidente de la Diputación Provincial, Diputado/ a de Cultura o de aquél en quien delegue
• El peticionario no podrá solicitar más de 300 fotocopias y/ o impresos al mes.
• Para publicar reproducciones de fondos del Archivo Provincial será necesario contar con autorización previa del Presidente de la Diputación Provincial, Diputado/ a de Cultura o de aquél en quien delegue. Dicha autorización se entenderá que sólo afecta a una edición, teniendo que repetirse el protocolo en caso de posteriores ediciones. Además, el solicitante está obligado a entregar en el Centro correspondiente un ejemplar de aquellas publicaciones en las que sean reproducidos sus fondos documentales y bibliográficos.

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